Confidential Doc. Ref: OF-2026-PRIV

Data Protection
& Privacy Policy

1.0

Data Controller Identification

La presente Policy descrive le modalità di gestione del trattamento dei dati personali acquisiti attraverso la piattaforma olofilm.it. Il Titolare del Trattamento, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), è:

Olo Film S.r.l.s.
Sede Legale: Via Fratelli Gemmellaro, 12/A, 95030 Nicolosi (CT) — Italy
P.IVA / C.F.: 06204060872
Transmission Line: info@olofilm.it

2.0

Data Collection Protocols

Raccogliamo e processiamo flussi di dati necessari all'erogazione dei servizi della Factory. La natura del trattamento varia in base al punto di accesso:

General Inquiries	Identity data, Contact channels, Metadata.
Creative Submissions	Pitch Decks, Scripts, Treatments, IP info.
B2B & Co-Production	Company data, Project materials, Budget info (dedicated notice).
Coverage Service	Order data, Manuscripts, Billing data, Consent logs (see 6.0).
Technical Recruiting	Curriculum Vitae, Professional Roles, Portfolios.

2.1 Legal Basis

Il trattamento si fonda sul consenso esplicito dell'interessato, sull'esecuzione di misure pre-contrattuali o sul legittimo interesse del Titolare nell'assicurare la sicurezza delle trasmissioni. Per il Servizio di Coverage le basi giuridiche applicabili sono indicate alla sezione 6.0. Per il canale B2B / Co-produzioni vale l'informativa dedicata.

3.0

Intellectual Property & Confidentiality

Olo Film opera nel settore della produzione cinematografica. I materiali artistici inviati (Soggetti, Trattamenti, Link a Pitch Deck) sono considerati Informazioni Riservate.

Il trattamento di tali dati è finalizzato esclusivamente alla valutazione editoriale interna. Olo Film implementa protocolli di sicurezza logica per impedire l'accesso non autorizzato a file PDF e documenti sensibili depositati tramite i form "Proposte Artistiche".

4.0

Data Retention Policy

I criteri di conservazione sono definiti in base alla finalità del contatto:

Proposte Artistiche: Conservate per un periodo di 24 mesi per verifiche di compatibilità con la slate produttiva.
Servizio di Coverage: Si applicano i criteri specifici indicati alla sezione 6.0.
Recruiting (Crew/Talent): Inserimento nel database per 36 mesi o fino a richiesta di cancellazione.
Dati di Navigazione: Cancellazione immediata dopo l'elaborazione statistica anonima.

5.0

Subject Rights & Governance

Gli utenti godono dei diritti sanciti dagli artt. 15-22 del GDPR:

Accesso ai propri dati, rettifica dei parametri, portabilità delle informazioni e il Diritto all'Oblio (Cancellazione Totale). Ogni richiesta deve essere inoltrata in forma scritta al dipartimento di competenza tramite l'indirizzo info@olofilm.it.

L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo, il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

6.0

Coverage Service Data Processing

La presente sezione integra le precedenti e si applica esclusivamente al Servizio di Coverage Editoriale e Produttivo acquistato tramite la pagina Proposte Artistiche, disciplinato dai relativi Termini e Condizioni.

6.1 Dati Trattati

Identificativi e contatto	Nome e cognome, indirizzo email.
Dati dell'ordine	Livello di coverage, modalità di consegna (Standard o Fast-Track), ID transazione PayPal, titolo dell'opera.
Materiali	File PDF dell'opera e allegati (soggetti, trattamenti, sceneggiature, bibbie di serie, libri), che possono contenere dati personali dell'autore o di terzi.
Fatturazione	Solo su richiesta: tipo di cliente, nome o ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, codice SDI o PEC.
Prova dei consensi	Data e ora dell'invio, indirizzo IP, conferme rilasciate nel modulo (accettazione di Termini e Informativa, richiesta di avvio immediato del servizio).

Si invita a non includere nei materiali categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) riferiti a terzi.

6.2 Finalità e Basi Giuridiche

Erogazione del servizio	Gestione dell'ordine, verifica del pagamento, lettura e redazione della scheda di coverage, comunicazioni con il cliente. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
Obblighi fiscali e contabili	Emissione della fattura elettronica e tenuta della contabilità. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).
Prova e tutela dei diritti	Conservazione della prova dei consensi e dell'ordine, gestione di recesso e contestazioni, prevenzione di invii non abbinati a un pagamento. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).

Le conferme richieste nel modulo (accettazione dei Termini, richiesta di avvio immediato) hanno natura contrattuale e servono a documentare la volontà del cliente: non costituiscono il consenso come base giuridica del trattamento dei dati.

6.3 Natura del Conferimento

Il conferimento dei dati identificativi, dei dati dell'ordine e dei materiali è necessario per l'erogazione del servizio: in loro assenza non è possibile eseguire la coverage. I dati di fatturazione sono forniti su richiesta del cliente ma sono indispensabili per l'emissione della fattura.

6.4 Destinatari dei Dati

Personale autorizzato del team di valutazione editoriale, vincolato a riservatezza.
PayPal: gestisce i pagamenti in qualità di autonomo titolare del trattamento per i dati di pagamento.
Fornitori di hosting, gestione del sito e posta elettronica, in qualità di responsabili del trattamento.
Consulenti fiscali e contabili e Sistema di Interscambio (Agenzia delle Entrate) per la fatturazione elettronica.

I materiali inviati non sono diffusi né ceduti a terzi. Qualora i fornitori indicati comportino trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, questi avvengono sulla base di decisioni di adeguatezza o di clausole contrattuali standard.

6.5 Conservazione

Materiali e scheda di coverage: 24 mesi dalla consegna, in linea con la sezione 4.0, poi cancellati; in caso di contratto di opzione o produzione, per la durata di tale rapporto.
Documenti contabili e fiscali: 10 anni, come previsto dalla legge.
Prova di consensi e ordine: per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare e comunque non oltre 10 anni.
Materiali ricevuti senza un ordine perfezionato: non sono letti e vengono eliminati senza ritardo.

6.6 Diritti dell'Interessato

Per il Servizio di Coverage valgono i diritti indicati alla sezione 5.0, esercitabili scrivendo a info@olofilm.it. La cancellazione anticipata dei materiali può essere richiesta in qualsiasi momento; i dati soggetti a obblighi di conservazione di legge (in particolare fiscali) non possono essere cancellati prima dei termini previsti. Non è svolto alcun processo decisionale automatizzato né attività di profilazione.